Електронний діловий етикет. Що це таке? - Мои статьи <?if()?>- <?endif?> - Каталог статей - Каталог сайтов Web Directory
Вторник, 28.03.2017, 13:03

directory.ucoz.ua



Меню сайта
Категории
Наша кнопка



Друзья сайта


Статистика

Онлайн всего: 1
Гостей: 1
Пользователей: 0
SMS по Украине
 


Каталог статей

Главная » Статьи » Мои статьи [ Добавить статью ]

Електронний діловий етикет. Що це таке?


Електронний діловий етикет. Що це таке?
 
Скажімо так: це - синтез етикету паперової ділової переписки та телефонного ділового етикету, але по стійці вільно. А так як ми по стійці вільно все ж не лягаємо і не сідаємо, а стоїмо в строю, то правила визначені і певний етикет вільного стояння треба дотримуватися.

У кожній країні є свій канцелярський стандарт і правила ведення ділової переписки. Але оскільки в епоху глобалізації країни пострадянського простору вже вступили в світ всесвітнього канцеляриту обома ногами, стандарти і правила будуть все більше уніфікуватися під прийняті на Заході. Тому, думаю, буде цікаво дізнатися сучасні тенденції ділової переписки.

США в цьому плані країна унікальна - канцелярит тут повністю зжитий наказним шляхом. Я не жартую. Конгресом США прийнятий спеціальний акт, що обмежує бумагомараніем. Кожен вихідний федеральний документ має посилання на цей акт із зазначенням часу, який необхідно для заповнення документа в хвилинах.

Якщо в Росії ви починаєте лист з тягомотная «у відповідь на ваш лист за вих. № ... від такого-то числа відносно такого-питання ... », то в діловому листуванні США такий заспів розцінюється як неповага до адресата. (Слід писати не «проведена термічна обробка картоплі шляхом обсмажування в маслі», а простим хлібним мовою - «картопля підсмажена»).

У двох словах: будь ділове лист повинен містити лише ОДНУ думку (а не планів наших громаддя!), Має бути викладена простою і зрозумілою мовою максимально стисло і укладатися на одній сторінці. Ось цей святий принцип плавно перекочував в ділову електронну переписку, привносячи ще більш ліберальну форму в ділове спілкування. І це при тому, що в США і більшості розвинених європейських країн електронне листування вже давно вважається абсолютно рівною в повноваженнях і правах з діловою офіційної папером з гербовим логотипом, підписами і печатками.

(Але ж електронна документація може бути легко підроблена, зламана, заперечите ви. І заперечите абсолютно марно - західний бізнес будується на діловій порядності, тому хакерство швидко присікається і суворо карається.)

Значення електронної ділової переписки важко переоцінити - вона вже практично витіснила паперову. Сучасний діловий світ уже давно використовує систему внутрішньоофісної ділової переписки (інтранет), не кажучи про інтернет. І правила, вироблені за цей час, дуже прості і зручні.

Мова і стиль електронного спілкування ще більш спрощений заради основного завдання: втиснути якомога більше інформативності в найменший словесний обсяг за максимально короткий час доставки та осмислення інформації. Заради формули «час - гроші» вирішено поступитися орфографією, граматикою, стилістикою, пунктуацією і іншими витіюватості.

Так, англійський електронний мова цілком допускає листи з скороченням слів, без знаків пунктуації, заголовних букв, з заміною слів цифрами (2 Вася, 4 Петя), з загальноприйнятими діловими абревіатурами (ASAP - as soon as possible), усічений (info, docs, pics - інформація, документи, зображення).

Електронне повідомлення має бути коротким. Всі подробиці зазвичай висилаються додатком. Обсяг програми не повинен перевищувати 2 мегабайти. Якщо ваш додаток має більший об'єм, то слід розбити його на декілька дрібних. Великі файли прийнято відсилати нічний листуванням. Головна тенденція електронних листів - їх дискретність, порционность: краще послати кілька листів (з однією думкою в кожному!), Ніж одне велике письмо.

Особливу увагу слід звернути на рядок RE або SUBJECT (тема). Ваш одержувач в першу чергу дивиться саме на цей рядок. Від того, наскільки інформативно в темі послання ви зможете мінімальним обсягом знаків викласти суть питання, залежить, будуть чи не будуть читати ваше послання. Щоб його не стерли не читаючи, прикладіть ті ж зусилля, які ми докладаємо в «ШколеЖізні.ру», формулюючи заголовок статті у вигляді питання.

Далі слід так скласти текст, щоб зміст першого ж абзацу розкривало основний зміст всього листа. Ніколи не відносите саму головну думку в кінець листа. Якщо треба щось сказати, говорите це в перших рядках і прямо, без преамбул - відразу бика за роги! (Це святе правило використовують усі рекламщики і газетярі). Деталі повинні завершувати лист, а не відкривати його.

Дуже важливе значення має розбивка листа на короткі параграфи. Пропозиції повинні бути короткими («картоплю підсмажили!"). Довготами в листі демонструють лише ваше невміння бути діловою людиною і ваше неповагу до адресата. Намагайтеся підкріплювати ваші короткі доводи цифрами або фактами. Будьте переконливими. (Причому, тримайте в розумі, що якщо ваше послання спрямоване американцеві або британцеві, то цих хлопців не переконують посилання на авторитети - вони воліють голі цифри або висновки, засновані на цифрах. Підрахувати і зробити свій висновок вони зуміють самі.)

В електронній переписці досить безпосередньо звертатися по імені та підписуватися ім'ям. Ніяких вітань, титулів, «щиро ваших-наших», ніяких еківоків і реверансів. Якщо ви пишете в незнайому організацію, то ось тут слід вказати своє повне ім'я та посаду.

І не менш важливе: електронна дурість легше тиражується, надійніше і довше зберігається. Вона помітнішою і небезпечніша, ніж паперова. Тому уважно віднімайте текст на предмет ляпів і помилок.

Зате найважливіше - випромінюйте оптимізм і завжди намагайтеся закінчити на позитивній ноті. Навіть якщо ви хочете повідомити погану новину, ніколи не пишіть такі слова, як помилка, невдача, обвал, повний абзац. Навіть якщо ви завалили справу, не варто писати, що вас спіткала невдача і виправити вже нічого не можна. Я б написала так: по таким-то причин даний підхід не дав результату. Пропоную такий-то, від якого очікую такого результату в такі-то терміни. Це не зовсім «все хорошо, прекрасная маркиза» - це позитивний підхід. Партнери повинні відчувати вашу енергійність, чесність і конструктивність.

І архіважлива - не забувайте вчасно відповідати! У ділових колах західних країн на паперовий лист прийнято відповідати протягом 2-х днів, а на електронне - протягом доби.

Приємної і конструктивної ділової переписки!
Категория: Мои статьи | Добавил: avtor (20.06.2012)
Просмотров: 1183 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0

Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]